关于立卷的基本原则,下列表述不正确的是( )。

关于立卷的基本原则,下列表述不正确的是()。

A 、一个建设工程由一个单位工程组成时,工程文件按单位工程立卷

B 、施工文件资料应根据工程资料的分类和“专业工程分类编码参考表”进行立卷

C 、卷内资料排列顺序要依据卷内的资料构成而定,一般顺序为封面、目录、文件部分、备考表、封底

D 、卷内资料有多种资料时,同类资料按日期顺序排列,不同资料之间的排列顺序应按资料的编号顺序排列

参考答案:

【正确答案：A】

文书销毁的范围大体包括哪几种?

文书立卷归档、借阅和销毁具体办法

为了贯彻省、市档案局关于《机关文书立卷归档办法》，进一步搞好我局文书立卷归档和借阅、销毁等工作，使档案工作更好地为机关工作和全市经济建设服务，特制定此具体办法。

（一）文书立卷的具体分工

文书的立卷归档，是机关文书处理工作的一个重要环节，是文书处理人员的一项重要任务。凡是机关办理完毕具有可查利用价值的文件，都应及时收集齐全，做好平时文件的管理，年终按照《机关文书档案案卷质量标准》的要求整理归档，由办公室集中统一管理。具体要求是：

1、以局名义发出的文件，由办公室立卷。党委文件也由办公室立卷。

2、上级主管部门和市政府各委、办以及兄弟市来文，需要立卷的由办公室负责整理立卷归档。

3、县区卫生部门和市直各单位的来文由办公室整理立卷归档，综合性文件由办公室立卷。

4、凡属全市性会议形成的文件或由局负责同志主持召开的会议文件，由办公室立卷；由各科室主持召开的小型业务会议文件，也由办公室立卷归档。

5、机关设置的临时机构形成的文件，应单独立卷，直接向局档案室移交。

（二）立卷归档的原则和方法

1、立卷的基本原则是保持文件之间的历史联系，区分价值，能够正确地反映出卫生局领导活动和各项工作活动的情况，并便于保管和查找利用。

2、立卷的方法是在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上，以问题为主，灵活地结合运用按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关六个立卷特征进行组卷。组卷时应注意以下几种情况：

（1）应立卷归档的文件，要收集齐全完整，对有密切联系的文件要放在一起，正件与附件，请示与批复，转发、批转件与原件，文件与电报应放在一起组卷。

（2）对计划、预算、决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年代。

（3）长远规划应放入开始年代。

（4）法规性的文件，应放在批准和公布的一年。

（5）跨年度的会议，应放在会议结束的年代。

（6）保管期限要划分准确。不同期限的文件，不要放在一起立卷。

（三）文书立卷归档的范围

凡是反映本局主要职能活动和基本历史面貌，具有长远和重要查考利用价值的文件材料（包括与这些文件有密切联系的上下级文件），均为本局立卷归档范围。

1、上级文件材料

（1）上级业务主管机关发来的文件。

（2）上级党、政领导机关（指中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及各部、委、办）针对本局主管业务范围的文件或本局需要贯彻执行的普发性文件（包括报纸、刊物转载）。

（3）全省卫生工作会议和重要专业会议的报告、总结、决议等重要文件和我市代表在会上的发言。

（4）市委、人大、政府召开的重要会议有关卫生工作的规定、指示和卫生局在会上的发言。

（5）上级机关领导人视察、检查本局工作时的重要讲话、题词、照片、录音、录像。

2、本级文件

（1）本局的发文。以党委和行政名义发出的指示、批示、批转、转发、决定、决议、规定、通知、通报、计划、简报、总结、报告、财务预决算、统计报表、请示与批复、合同和协议书等。

（2）内部文件材料。本局各科室形成的主要文件，如科、室计划、总结、会议记录等；重要的电话记录和工作条例、规章制度；各种统计资料（基本情况统计等）；职工考核材料；干部、工人调配介绍信及存根；党、团员关系转移介绍信存根；干部、工人退休、离休证明书存根、本局职工名册；重要的调查材料；宣传报导稿；反映本局各种活动的照片、录音带；本局编辑出版的期刊资料的审稿单、原稿、样本等。

（3）会议文件。本局召开的党委会、局务会、局长办公会、各种代表会、工作会议和专业会议（含以政府名义召开的卫生会议）形成的文件材料，包括会议的请示与批复、通知、代表名册、日程、工作报告、领导讲话、代表发言、会议总结、大会记录、决议、决定、纪要、简报、讨论材料、经验材料以及先进集体、先进个人的名单和单行材料、声像材料等。

（4）财会文件材料。包括帐薄、凭证、各种报表。

（5）科技管理等专业文件材料。

（6）机关临时机构形成的文件材料。

（7）重要的来信来访原信、摘要单、纪录、处理结果等。

（8）贵重办公设备（万元以上）的全套随机技术文件及购置、使用、维修记录等。

3、下级文件

下级机关报来的工作计划、年度总结、规划、重要报告；典型调查、统计报表；备案文件等。

4、同级文件

需要办理执行，并起依据作用的文件。

5、学会文件、会议记录、组织文件、年会文件、各种讲座、学术交流资料等。

（四）案卷的归档

各科室应于次年三月底前，将上年度的全部案卷交机关档案室归档。档案室于六月底以前全面完成上年度的立卷归档工作。

（五）档案调阅手续

1、凡属机要文件，应按阅读范围借阅。因工作急需需要其它人员借阅时，须经办公室主任批准。

2、调阅局党委记录，须经党委书记批准，调阅局党委文件须由办公室主任批准。

3、调阅局务会、局长办公 会会议记录须经办公室主任同意。

4、外单位借阅档案时，必须持单位介绍信，并经办公室主任同意，方可借阅。

（六）文件材料的鉴定、销毁

1、局档案室应会同有关科室，定项对档案进行鉴定。鉴定档案必须坚持历史唯物主义的观点，对确无继续保存价值的案卷，应清理出来，以待销毁。

2、待销毁案卷应编造销毁清册，经局领导审批后，方可销毁。

3、各科室不立卷而需要销毁的文件，由各科室负责收集，一般文件可采用简便方法进行登记，经批准后由办公室销毁。机密文件逐件登记，由办公室统一销毁。

简述公文立卷的基本要求。

概括说来文书立卷的基本原则是：遵循公文材料形成的自然规律，保持公文材料之间的共同联系，反应机关的真实面貌，以加强机关公文的科学管理，便于随时查考利用。一是遵循公文材料形成的自然规律。二是保持公文材料之间的共同联系。三是反映机关活动的真实面貌。四是要以直接反映本机关活动的公文材料为立卷的主要对象。五是要考虑公文的材料的保存价值。

如何制定档案管理制度

文书档案立卷归档制度

声像档案管理办法

一、文书档案立卷归档制度

(一)总则

第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条 归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

(二)文件材料的收集管理

第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条 各部门专(兼)职文书的职责：

1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

(三)归档范围

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。

第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。

第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十四条 信访工作材料。

第十五条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十六条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

(四)平时归卷

第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

第二十二条 专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照"案卷类目"条款，放入平时保存文件卷夹内"对号入座"，并在收发文登记薄上注明。

(五)立卷(案卷质量要求)

第二十三条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

第二十四条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十六条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页号。

第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字亦要工整。卷内目录放在卷首。

第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示负责。备考表应置卷尾。

第三十二条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十三条 案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

案卷装订。装订前卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十四条 案卷各部分的排列格式：软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表)，以卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十五条 本制度自印发之日起实施。

二、声像档案管理办法

(一)总则

第一条 为加强本公司的声像档案，特制定本办法。

第二条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)等文字说明两部分组成。

第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分，必须由档案室实行集中统一管理。

(二)声像档案资料的收集

第四条 收集范围

1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。

4.涉及本公司和邮电系统权益的声像资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。

6.其它具有保存价值的声像资料。

第五条 收集时间

1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2.档案部门应随时收集零散的具体保存价值的声像资料。

第六条 收集要求

1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

2.接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

3.声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第七条 声像档案资料的征集

1.档案部门有责任随时征集重要声像资料；

2.在征集的声像资料中，凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的，应向邮电部办公厅档案处报送目录。

第八条 声像档案费用的报销

本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用，只要将档案资料按要求向档案归档，经档案室签字认可，财务部门应给予核报费用。 (三)声像档案的整理〖HT〗

第九条 声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便于保管和利用。

第十条 声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。

第十一条 分类、编号

1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

2.录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

第十二条 保管期限：应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第十三条 文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加文字说明：

(3)文字简洁、语言通顺；

(4)时间用阿拉伯数字表示。

第十四条 编制格式

1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片/底片号-文字说明-参见号-摄制时间-摄制者。

2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式：在盒套上置标注页。按要求逐项填写。

第十五条 案卷要求

1.将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

2.卷内目录：

照片、底片以自然张为单元填写卷内目录；

录音、录像带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。

3.卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。

第十六条 编目

声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》进行。

(四)声像档案的保管

第十七条 声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第十八条 保管条件

底片、胶片库温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

照片库温应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放，磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场，磁场盒与盒的间距不小于3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

第二十条 对库存的照片档案，要两年检查一次。

第二十一条 归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。

第二十二条 建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

(五)声像档案的开发利用

第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具，为利用提供方便条件。

第二十四条 建立声像档案借阅，利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。

第二十五条 具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的，所得专利收益，原则上应拨给原移交单位，档案馆收取保管费。

第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由档案室负责办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。

第二十七条 在不影响保密的前提下，各单位可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现在的声像档案。复制的希望你满意。