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社团晚会

策划书

一、活动目的………………………………P1

二、晚会概况………………………………P1

三、资源配置………………………………P1

四、活动宣传………………………………P3

五、外联赞助………………………………P5

六、日程安排………………………………P6

七、经费预案………………………………P8

八、应急预案………………………………P9

九、时间推进表……………………………P10

2010年5月

一．活动目的

时间如白驹过隙，转眼间社团节将至，为展示社团风采，也为进一步推进我校社团活动的蓬勃发展，活跃氛围，给同学们一个真正展示自我风采和勇气的舞台。同时也作为社团发展的成果展示。通过举办社团联欢晚会，庆祝计算机协会成立三十周年，并且进一步发挥学生社团在校园活动中重要作用，丰富同学们的校园生活，提高同学们的创新思维能力，使同学们在活动参与中掌握更多知识，提高能力。增进各社团之间联系，增进社团与社团部的合作与联系，增强同学们对各社团的认识。

二．晚会概况

1.晚会主题回首展望，打造校园生活最强音

2.组织单位北京工业大学社团部、北京工业大学计算机协会

3.晚会地点学生活动中心

4.晚会时间六月三日晚7:00-9:00

5.晚会形式由多个社团提供特色节目，社团大联欢

6.观众构成校内老师，演出人员，组织人员，社团人员，在校学生

7.特邀嘉宾校团委书记、副书记，各社团社长

三．资源配置

1.人力资源配置

（1）晚会组织执行人员及工作分工：总控组，宣传组，内联组，现场组。（行政组所有成员必须参加）

○1总控组负责此次活动总的协调与调度。由社团部和计协骨干担任。由行政组所有成员协助。

○3宣传组负责晚会的宣传，晚会当天的媒体效果控制。负责人：张亦驰、孙楚帆。

○4内联组负责校内的联系和协调。负责人：姚思远，雷晓川，杨娣。

○5现场组负责当天晚会的现场秩序，礼仪接待和应急。由行政组成员和其他计协人员组成。

（2）两名主持人（一男一女），由总控负责选拔。

（3）各社团的表演同学。

（4）台下制造气氛的人员，献花人员，由社团部成员领掌与社团演出亲友团组成。

2.物资需要及来源

（1）场地：第二食堂

（2）经费：由计算机协会拨款。

（3）演出道具：三合板，架子鼓等。演出社团可以自备，没有的由社团部提供。

（4）宣传品

○1晚会传单2000张，晚会宣传海报14张，展板4张：由计算机协会负责设计并印制。

○2条幅2条：由社团部提供。条幅分为三食路口宣传和当晚舞台上方悬挂的两条。

○3社团自己节目的宣传物资：由社团自己出。

（5）晚会当天礼品：游戏奖品，还有给演出的社团同学的小礼品。

（6）特邀嘉宾请帖80份：由社团部印制

（7）晚会所需物资：花5束，摄像机，照相机，特殊灯光设备，胶条3卷，彩笔（已有），矿泉水5箱。

四．活动宣传

1.前期宣传

（1）传单：由宣传组负责设计晚会传单，要突出计算机协会30周年和社团大联欢个主题。共印2000张，距晚会一星期前时，在三食路口中午12点开始发放。连续发3天。

（2）海报：由宣传组负责设计晚会传单，要突出计算机协会30周年和社团大联欢和社团部主办主题，颜色鲜明，以黄和红为主色调。共印12张。在晚会前一周时与传单一起贴一次，在晚会前一天时再贴一次。

具体张贴事项：

○1三食对面海报栏，每次2张，在中午12:00准时贴（赶在人们都吃完饭的时候）。

○21，3，4，11号楼下的海报栏，每次1张。在晚上6:00是准时贴。

○3贴海报的时候可以尽量多弄出些响动。

（3）校内广播：有晚会宣传组负责写广告词，在晚会前一周和前一天中午进行两次宣传。如需要与广播站联系协商，由内部协调组负责。

（4）有内部协调组通知所有社团的联系人，让他们在各自的社团里说明，尽可能让所有参加社团的人都知道这次活动。

（5）提前一周有内部协调组将请帖送到各个特邀嘉宾手中。并统计能参加的人数。

（6）如果有社团要借晚会的机会宣传自己，传单和海报可以与社团部的一起发放，但要求社团出人协助宣传。

（7）条幅：在晚会前一周挂在三食路口。

2.晚会当晚宣传

（1）展板：晚会前一天天将贴有海报的3块展板放到知心园的门口。

（2）在当晚主持人的开始与结束讲词中强调“由社团部举办”。

（3）在舞台上方悬挂条幅，内容由宣传组设计。

3.后续宣传：将晚会的录像做成视频。把整个活动期间的照片和其他资料整理好，留作社团部的宣传资料。

五．外联赞助（待定）

1.晚会外联组分成2小组，每小组对应一个赞助商谈赞助，签协议，为赞助商做一定的宣传，与内联组组协调插播广告事宜。从策划完成开始联系商家。

2.为赞助商做的宣传可以分为：

（1）发传单，贴海报

（2）做路展

（3）在活动现场分发赞助商提供的免费产品

（4）在晚会开始前用大屏幕做广告6:30-7:00

（5）节目中间插播少量广告

六．日程安排

1.前期准备（按时间顺序排序）

（1）成立晚会指挥中心，现场工作组。确定所有人员人数。中心定制所有参与活动组织执行人员的联系表和人员执行表。中心的人人手一份。

--------------------------------------------------------策划完成------------------------------------------------------

（2）指挥中心联系团委老师，获得晚会申请批准,与团委老师商量场地事宜预定租借场地。勘察演出现场，确定舞台所需物资。

（3）内联组联系通知各社团，请各社团配合做内部宣传，并统计节目。

（4）外联组着手开始写在节目中插广告等关于赞助的策划。

（5）宣传组设计印制宣传海报，传单，条幅。

-----------------------------------------------------晚会前三周--------------------------------------------------

（6）中心统计的审查节目，制作节目单。找到主持人。

（7）内联组确定并开始着手采购晚会所需物品，联系广播台进行宣传。

（8）宣传组编撰主持人演讲稿。设计会场布置。

（9）外联组联系商家，与各组协调插广告事宜。

-----------------------------------------------------晚会前两周-----------------------------------------------------

（10）中心确定晚会节目，整个流程。

（11）内联组借用会场需要设备，将请帖送到各个嘉宾手中。

（12）宣传组开始执行宣传（发传单，贴海报），挂出条幅。

（13）外联组赞助资金物资到位。

-----------------------------------------------------晚会前一周-----------------------------------------------------

（14）在白色活动房组织一次彩排,总结彩排，修改细节，同时现场布置方案也要调整。

-----------------------------------------------------晚会前三天-----------------------------------------------------

（15）宣传组将展板放到演出地正门前。完成宣传。

（16）内联组布置会场。

-----------------------------------------------------晚会前一天-----------------------------------------------------

2.晚会执行（按时间顺序排序）

（1）指挥中心人员，宣传组负责媒体和会场布置的人员，外联组各小组组长，协调组所有人员，现场组所有人员和主持人到场。（下午3:00）

（2）所有人按设计布置会场，调试媒体，灯光，摄像机。（下午3:00-5:00）

（3）演出人员到场，协调组接待，带入等候室。（下午5：00）

（4）现场组引导观众入场，接待嘉宾入座。（下午6：00-7：00）

（5）大屏幕播放广告。（下午6:30-7：00）（待定）

（6）晚会开始，摄像机开拍。现场组组织演员按顺序上台.（晚上7:00）

（7）节目流程：

1.ID舞社开场舞

2.主持人介绍本晚会、嘉宾、并宣布晚会开始；（晚会开始前一刻把最终到场的嘉宾名单送到主持人手上）

3.领导发表讲话

4.PMC歌曲串烧

5.传笑堂相声

6.侦探推理社推理互动游戏

7.Ghosteye魔术表演

8.心理协会音乐剧

9.武道社跆拳道表演

10.工大电影社国庆60周年自制电影放映

11．计算机协会30周年生日

12．社团领袖合唱

○5互动环节：小游戏，请6位同学上台，参加游戏，有小礼物相送（游戏暂定为即兴模仿秀，分为3组，由观众决定最好的一组接受惩罚，惩罚形式不限，可才艺表演，可大冒险等）

○6鸣谢商家，宣布晚会结束，主持人安排退场秩序，时刻提醒观众要保持秩序，不要拥挤，并请团学会成员留下帮忙清理现场；

整体流程：6：50观众入场完毕-→会场一切准备工作就绪-→7：00开场舞-→主持人宣布晚会开幕-→领导致辞-→正式进入节目演出及现场活动-→主持人宣布晚会闭幕-→全体演职人员一起谢幕-→观众退场（工作人员留下）

（8）现场组协调观众退场（晚上9:00）

（9）给参加演出的人员发小礼品。演出人员退场。（晚上9:00）

（10）所有在场的参加组织执行的同学留下打扫清场。（晚上9:00-10：00）

3.后续工作

（1）将晚会的录像做成视频。把整个活动期间的照片和其他资料整理好，留作社团部的宣传资料。

（2）还回租用的物资。

（3）大家总结庆功。

七．经费预算

场地费200元

传单2000张0.07*2000=140元

海报14张25*14=350元

矿泉水5箱5*20=100元

条幅3条60+200=260元

宽胶条2卷3.5*2=7元

展板4张35*4=140元

请帖20份2*20=40元

游戏礼品<300元

演出人员礼品<500元

Pmc乐器1000元（暂定）

其他演出道具<300元

组织人员饭费15*50（份）=700元

其他费用<200元

合计4187元

八．活动注意事项及紧急预案

1.要确定落实参于组织执行的同学人数。没有特殊事不得无故退出，晚会当天若不能来要提前向组长请假。不能出现一个组内只有其中一部分人工作的情况出现。任务要分配到个人。

2.组长分配任务要以人为单位。打印出权责清单，让每个人清楚，有任何问题按清单办。并且及时汇报进展，以便处理各种信息。

3.联系社团参加晚会时要说明，每个社团至少出一名人员出席晚会，最好是部长副部长。

4.演出前要认真调试设备，确保不会出现问题。麦克等小型设备要有备份。

5.要准备1-3个备用节目，以防出现有定好的节目当天无法上演，或晚会时间上有很大空余。主持人也要准备1-2个小节目或小游戏以防万一。主持人要有预防突发事件的演讲词。制造气氛的人员要准备好，看到领掌人拍的时候要一起鼓掌喝彩，提前安排好献花人员。

6.进行过程中，要有至少一种让所有工作人员沟通的方式。比如手机短信，纸条等。

7.接待引导观众是要有礼节，晚会结束后认真把参与活动的特邀嘉宾，高层人物送走，也不要失去任何礼节。观众退场时要播放音乐。

8.中心提前审查节目，可以在社团活动时审查。

9.采排要求跟正式演出效果一样，包括灯光、音乐等要跟上

10.与赞助商谈赞助，一定要签协议。在校内不可出现现金交易。控制赞助商广告在晚会中出现的频率与形式。

11.若社团节目不够，社团部自己出几个节目，若有的社团无法自己出节目，可以几个社团一起办。

12.若在晚会上出现受伤的情况，由现场组负责送到校医院。若现场出现严重的扰乱演出的人，由现场组负责带出场外。

13.若出现资金不足的情况，优先削减礼品，花束，矿泉水的支出。

14.大型设备最好当天再借，其他物资尽量能够最后再购买。买好后暂时先存放在社团部103办公室。彩排时武道社先踢脚靶，可以拿一到两个木板试看效果。其他不方便彩排的节目可先不彩排，但要走遍台。

15.在会场设置演出人员的座位。提前与管理老师打好招呼，若出现座位不够的情况，从其他教室借椅子。若还不够或无法借到，把组织人员的座位给观众。

16.现场人员要熟悉知新园各个紧急通道，若遇到火灾，海啸，地震，陨石撞击地球，现场人员立即疏散观众。

九．时间推进表

时间总控组内联组宣传组

5月17日（周一）联系借用知心园二层6月2日、3日的使用，以及19日知心园踩点。联系各社长询问出节目意向跑5月30号，6月1号，6月2号，6月三号的宣传转单

5月18日联系晚会主持人

5月19日例会确认各组详细名单，下午知心园首次踩点。确认各社团节目信息，并带领社团负责人踩点。踩点开始场地设计以及舞台设计。

5月20日制作初步节目单，主持人初步培训，撰写串词。确认各社团表演所需物资并上报总控，如有设备租借需要，列入执行进程。

5月21日联系计协核实流程进展情况，确认采购物资。内部确定各节目不内对口负责人员名单。确认舞台设计所需物资，并上报总控。开始撰写广播台宣传稿件。

5月22日

5月23日

5月24日（周一）与计算机协会确认小游戏准备情况，并组织进行可行性演练。借5月26日下午活动房，进行节目审核。通知各节目表演单位周三节目审核。（部分节目可不进行节目审核）联系党宣，完成条幅悬挂相关手续。

5月25日将宣传稿件上交广播台，预约在下周校园信息栏目开始播放。

5月26日作为评委列席节目审核，审核后完成最终节目水单。联系主持人开始最终串词撰写。提前布置活动房场地，引导节目表演单位签到表演。节目水单确定后开始制作节目单。

5月27日水单确定后，准备各个节目所需物资及音乐。

5月28日

5月29日

5月30日

5月31日（周一）组织部内人员进行宣传活动准备与计协领取宣传活动所需海报，传单等物资。

6月1日确认各节目单位次日彩排到场，开始在三食路口等地的宣传活动

6月2日2:30进行第一次彩排，联系主持人串场。所有演出所需物资，音乐确认到位。继续进行宣传活动，彩排后进行场地预布置，明确次日活动人员安排。