公文处理中的常见问题及对策研究

　　公文处理中的常见问题及对策研究　　　　作者/李军　　　　行政机关的公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文处理体现在行政机关的工作决策、部署及抓落实、为基层群众办实事等各项工作中，涵盖了行政活动的全过程，一定程度上反映了机关的工作作风，直接影响着行政效率。　　　　

一、 公文处理中的常见问题　　　　（一）忽视协商会签环节。公文中有涉及其他部门的事项，主办部门没有与有关部门充分协商，就直接报送上级机关审批。比如涉及财政资金问题没有征求财政部门的意见，涉及项目规划问题没有与发展改革部门协商，涉及编制机构问题未与编办协商，涉及表彰评优问题，没有征求人力资源和社会保障部门的意见等。或者虽然协商但未取得一致意见，主办部门在报送上级机关审批时，没有吸收有关部门意见，或者没有提出建设性意见。此类公文上级机关无法及时审批，需要退回报文单位，取得一致意见后重新上报。　　　　（二）直接报送领导者个人。有的公文未经上级机关领导指定，将应报送上级机关的公文直接报送领导个人。在公文处理中，有些省直部门负责人在本机关信笺纸上直接指示“呈××副省长审批”，从而常常出现越过省政府办公厅秘书处直接呈送省领导的现象。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”直接报领导者个人，常常导致收文机关无法跟踪公文的运转过程，更无从查询公文的办理情况，形成“飞行件”和“横传件”。　　　　（三）越级行文。各级行政机关不得越级请示问题和报告工作。部门所属单位需要请示问题，一般应向主管部门请示；确需向上级机关请示的，再由主管部门向上级机关行文。实践中仍有一些单位不通过主管部门，直接向省政府行文。如××公司《关于调整×××有限公司董事及监事的请示》，没有报经主管的省有关部门，就直接报送给了省政府。《党政机关公文处理工作条例》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”　　　　（四）公文标题不规范。公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。除发布或转发规章性公文加书名号外，一般不用标点符号。公文标题要概括公文的主要内容，还要选准文种，好的标题能使人迅速了解文件的主旨和要义。实际工作中公文标题常常存在着五个方面的问题：一是标题不规范，没有发文机关名称。(文秘工作　)如省某部门报送的《关于赴港澳考察的报告》，应为《××厅关于××代表团赴港澳考察的报告》。二是标题过长，有的公文标题长达50多个字。如省直某部门报省政府的《河北省××厅关于在全省七大水系主要河流实行跨界断面水质考核并试行扣缴生态补偿金政策的通知》，共52个字，可改为《河北省××厅关于实行跨界断面水质目标责任考核的通知》，减少了27个字，显得更简洁，概括性更强。三是标题中出现两个以上“关于”两个以上“通知”，如《河北省××厅关于转发××市关于制止滥占用土地的通知的通知》等。四是有的公文标题使用了多个标点符号。五是公文标题中文种使用错误，如××局报送省政府的《关于我省海上搜救应急预案有关问题的说明》、××局《关于有关煤矿营业执照收缴情况的汇报》，其中的说明、汇报都不是文种。　　　　（五）公文中的各种名称、引用不规范。公文中涉及法律规章时，没有先列全称，注明简称，而是直接引用简称，如《中华人民共和国行政许可法》（以下简称《行政许可法》）不能写成《行政许可法》。有的机关名称随意使用简称，如将“省住房和城乡建设厅”简称为“省住建厅”、省食品药品监管局简称为“省食药监局”等，没有使用规范的简称。　　　　（六）公文密级标注随意性强。有的部门没有参照上级政府或部门同类文件的密级划分界限，随意自定密级。有的公文在报批时，将密级定的很高，既增加了公文处理的难度，也增加了档案管理的难度。有的公文标注密级时，没有注意保密期限，如机密☆5年，个别公文甚至左边标注“秘密”，右边标注“内部资料”，使收文单位不知该按涉密文件管理还是按内部资料处理。　　　　（七）附件不全。有的公文中提到根据省领导同志的批示或会议纪要起草的，但报送省政府的公文没有附上省领导同志的批示件或会议纪要，有的`缺少需要贯彻的上级文件的复印件等。由于缺乏相应的背景材料，增加了公文处理的困难，稍有疏漏，就会失去公文处理的连续性和一致性。　　　　（八）印章使用不规范。有的印章与发文机关标示不符，如发文机关是××厅，印章却是××厅办公室。有的印章位置随意性强，不居中、不端正、不规范，有的联合行文的印章相交、相切等。　　　　

二、 问题产生的主要原因　　　　（一）部门和单位领导重视不够。有的部门领导不重视机关公文处理工作，不了解《党政机关公文处理工作条例》的规定，忽视机关公文处理工作的程序化、规范化和制度化建设，致使本单位的公文存在这样那样的问题。　　　　（二）工作制度不健全。《党政机关公文处理工作条例》明确规定，各级党政机关办公室（厅）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。实际工作中很多部门办公室或秘书科只是负责公文的编号、收发工作，而对公文内容、体例格式等方面的问题未予以重视。　　　　（三）学习培训交流少。公文处理是幕后工作，没有轰轰烈烈的业绩，由于任务繁重，没有时间性和规律性，从业者长期处于高度紧张状态。但是公文处理工作要求严谨细致、规范高效，需要时刻保持清醒的头脑。有的部门不重视公文处理工作，文秘人员长期在本职岗位上默默奉献，系统学习培训和交流的机会少，长期以来按着老套路、老办法来处理；有的部门文秘人员流动较快，许多新手对公文处理业务不熟悉，致使不能按规定制度办事，忽视公文处理的程序化、规范化和制度化，甚至出现一些低级错误。　　　　

三、 做好公文处理工作的改进措施　　　　（一）领导重视是关键。领导重视是做好公文处理工作的关键。公文处理工作既辛苦又繁杂，看似平凡却很重要。因此部门和单位领导要积极创造条件，支持文秘工作人员大胆开展公文处理工作，对不按公文处理规定报送的公文，要主动退回报文单位，力争做公文处理工作制度化、程序化和规范化的带头人。　　　　（二）制度建设是根本。制度具有根本性和长远性。公文处理工作政策性、程序性较强，工作环节多，时限紧，要求高。要使公文处理工作有章可循、有据可依、责任明确，就必须从制度建设入手，建立一套科学有效的机制。各级行政机关要按照《党政机关公文处理工作条例》的要求，结合本单位实际，从公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、保密到立卷、归档、销毁等程序，都要建立健全本机关公文处理的各项制度和工作流程，切实发挥好机关文秘部门在公文处理中的作用，在实际工作中以制度规范行为，确保公文处理严谨、细致、高效。近年来河北省政府办公厅先后制定了《河北省人民政府办公厅公文运转规则》《河北省人民政府办公厅关于进一步规范机关公文办理程序及版头文笺使用的通知》等5个公文处理方面的文件，严格遵循“来文即办、日清日结”的原则，使机关公文处理工作有章可循、有据可依，确保了机关公文的快速传递、高效运转。　　　　（三）责任意识是核心。公文的实用性、指导性和权威性决定了从事公文处理工作的人员必须树立较强的责任意识。从事公文处理的人员必须对工作一丝不苟，切实履行岗位职责，因为任何一点疏漏，都有可能带来负面影响，甚至造成不可挽回的损失。公文的实用性和时效性决定了讲求效率是公文规范化建设的基本原则。如果时过境迁，公文就失去了价值。为此公文处理工作人员必须增强责任心，规范公文处理工作流程，牢固树立“急件急办、特件特办”的责任意识，确保不压、不误、不漏办任何一件公文，切实提高公文处理效率。　　　　（四）学习培训是保证。做好公文处理工作，需要培养一支高素质的专业队伍。文秘人员一般为本部门本机关服务，外出学习交流的机会较少，长期按老套路办事，对公文处理中出现的新问题新现象缺乏研究，一定程度上影响了公文处理的效率和质量。首先要经常学习上级机关和本部门的规章制度，时刻提醒自己按制度行文，从根源上保证公文处理的程序化、规范化和制度化。其次针对公文处理中存在的新问题、新现象，要与同行多交流、研讨，共同提高。最后上级机关文秘部门要加强对下级机关文秘工作的业务指导，经常组织所属部门和单位开展公文处理培训和讲评活动，一方面针对本系统公文中存在问题定期或不定期开展业务培训，另一方面开展面对面的业务交流和学习探讨，使公文处理人员在学习交流和培训中得到提高，从而提高本系统和本部门的公文处理水平，为转变机关作风、提高工作效率奠定基础。　　　　（作者单位：河北省政府办公厅）