用Word邮件合并功能打印的方法步骤

　　在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。那么下面就由我为您分享下巧用Word邮件合并功能打印的技巧，希望能帮助您。

　　用Word邮件合并功能打印的方法步骤　　步骤一：运行WordXP新建一个文档，执行工具信函与邮件邮件合并向导。在出现的邮件合并窗口中选择文档类型为信函，如图1所示，然后单击下一步。

用Word邮件合并功能打印的方法步骤图1　　步骤二：在选择开始文档窗口中，如果使用已有的文件，那就选择从现有文档开始然后选择并打开相关文档，如果从新编写那就选中使用当前文档前的复选框，然后单击下一步进入第三步操作。

用Word邮件合并功能打印的方法步骤图2　　步骤三：在选择收件人窗口中选中键入新列表前的复选框，然后点击创建按钮编辑数据源。在弹出的新建地址列表窗口中，点击自定义按钮，为数据源创建合适的项目。因为一份录取通知书中需要变化的内容一般包括姓名、系或专业的名称、报到日期等，所以在自定义地址列表窗口中可以通过使用添加和删除按钮将数据源的项目改成姓名、系、专业、日期这四个适合要求的域名，如图2所示。确定后返回前一窗口，输入被录取的学生的信息，如图3所示。输入完毕后保存并关闭数据源，然后单击下一步，进入主文档的编辑。

用Word邮件合并功能打印的方法步骤图3　　步骤四：撰写信函中，在Word的编辑区输入各份通知书共有的内容，在需要输入姓名、系名称、专业名称和报到日期处，就通过点击其他项目按钮，激活插入合并域窗口，并选择其中合适的项目，点击插入按钮，将其插入文档，如图4所示。和其他的文字编辑一样，你可以随意设置修改段落格式、字体、字号等等。

用Word邮件合并功能打印的方法步骤图4　　步骤五：文件编辑完后，单击下一步进入第五步预览信函。这时我们发现录取通知书中的变化部分已经被数据源中输入的数据取代，如图5所示。你可以使用预览信函窗口中的前进、后退按钮查看不同同学的通知书，如果发现问题的话，还可以重新修改数据源。

用Word邮件合并功能打印的方法步骤图5　　步骤六：现在就单击下一步进入最后一步的操作完成合并，点击编辑个人信函，在弹出的合并到新文档窗口中选择全部，如图6所示，刚才编辑的所有文件就变成由与录取人数相同的页码组成的一个Word文档，执行文件打印预览命令看看，如图7所示，效果不错吧。

用Word邮件合并功能打印的方法步骤图6