如何写英语邮件

如何写英语邮件？

　　工作中越来越多人面临到需要使用英文写邮件的时刻，而此时对方不是老外就是ABC或者外企领导之类。如何写一封简介明了、稳重流畅的商务信件?有哪些便捷灵活的句子可以套用?下面一起来看看吧!

　　一、邮件第一步：问候语

　　Greeting

　　一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户，加上称谓会比较正式，平级同事或合作伙伴直接写名字即可。

　　当遇到收信人不确定的时候，比如转寄给某项目的相关人员，可以用

　　Towhomitmayconcern,(敬启者：)

　　DearSirorMadam,

　　格式需注意的是，所有greeting后面要加逗号，然后空一行开始信件正文。

　　二、邮件第二步：告知目的

　　Purpose

　　在详细表述前，一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。

　　Iamwritingtoinquire

　　写信来询问有关

　　Iamwritinginreferenceto

　　这封信是关于

　　回信的开头可以说

　　Thankyouforreachingouttousregarding

　　感谢您联络我们

　　inreferenceto和regarding是有关关于的意思。行文中使用会比较正式，我们熟悉的about比较口语化，邮件中最好不要用。对比感受一下：

　　口语：Imtalkingaboutthemeetingscheduledfornextweek.

　　正式：Iamwritinginreferencetothemeetingscheduledfornextweek.

　　正式：Iamwritingtoyouregardingthepossibilityofschedulingameetingfornextweek.

　　这里inreferenceto与regarding的一点点不同在于，inreferenceto用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。

　　三、邮件第三步：正文

　　Content

　　商务邮件最重要的一点就是要简～单～明～了!直入主题，不要用大长句，这里不需要你得瑟自己的水平。

　　我已将粘帖至附件~也是经常使用的句子。

　　Pleasereviewtheattacheddocumentsthoroughly.

　　请仔细查阅附件。

　　Ihaveattachedthepreviouslymentioneddocumentsforyourreview.

　　上述所提文件已附在文章附件请查阅。

　　Pleaseseetheattacheddocumentsforaquotationoftherequestedservices.

　　请参阅附件内的服务相关报价。

　　四、邮件第四步：结尾

　　Closing

　　通常我们会客气地说，辛苦、感谢、随时沟通之类的。

　　Ifyouhaveanyfurtherquestionsorconcerns,pleasedonthesitatetocontactme.

　　如果您有任何问题欢迎随时沟通。

　　Thankyouforyourtimeandconsideration.

　　感谢您的宝贵时间。

　　Ilookforwardtohearingfromyou.

　　盼复。

　　邮件第五步：结尾敬语&签名档

　　Signoffandsignatureblock

　　这里注意，只要首字母大写就可以了，不用全部大写哈!

　　Sincerely,

　　Yourssincerely,

　　Respectfully,

　　Bestregards,

　　在北美很少人会用Regards,Bestregards,因为不是很正式，Sincerely是最保守安全的用法!

　　签名档要跟着结尾敬语后面：

　　Sincerely,

　　JohnSmith

　　SalesRepresentative,FlooringCompany

　　+886-900-000-000

　　五、进阶万金油句子

　　请别人帮忙的邮件

　　Atyourconvenience,wouldyoupleasesendme.....

　　客气一点，最后加上Thankyouforyourassistance.

　　如果是回答对方的问题，最后加上Hopethisanswersyourquestion.Letmeknowiffurtherdetail/explanationwouldbehelpful.

　　寻求意见

　　Ourteamwouldappreciateyourinsights/inputon.....

　　Duetotheshorttimeframeforthisproposal,promptreplyisgreatlyappreciated.

　　会议取消通知

　　Iwanttobemindfulofyourtimeandwedonthaveanyupdatesatthispoint;thereforeIsuggestthatwecancel/rescheduletoday'smeeting.Ifyoudisagreeorneedassistance,pleaseletusknow.

　　Myapologiesforthelatenotice,butineedtorescheduletomorrow'scall.Thereremainafewopenitemsweneedtoaddress,thereforeiwillsendoutanewinviteonceweagreeuponatime.

　　道歉

　　Mysincereapologyforthisunfortunatesituation;Iwilladdresstomyteamimmediately.

　　Again，pleaseacceptmymostsincereapology.

　　文件草稿请求上司过目

　　Attachedisthedraftedxxfile.ItisstillaworkinprocessbutIwouldliketoseeifanythingimmediatelystoodouttoyouasoddorworthyoffollow-up.

　　休假或无法及时处理邮件时，自动回复内容可以参考以下句子

　　Thankyouforyoure-mail.IwillbeoutoftheofficeonvacationfromXXX-XXXwithnoaccesstoe-mails.Iapologizeforanydelayinresponsetoyoure-mail.Iwillrespondtoyoure-mailasquicklyasIcanwhenIreturntotheofficeonMonday,April18th.Thanks!

　　Thankyouforyoure-mail.IamoutoftheofficeinmeetingsonXXXandXXXwithlimitedaccesstoe-mail.Ifyouneedimmediateassistance,pleasecontactmeviamymobilephone.Thankyou!

　　邮件问好(美国人好喜欢用hope)

　　周一/二可用：

　　Ihopethatyourweekisofftoagreatstart.

　　Hopeyouhadagreatweekend.

　　万能的：

　　Hopeyourewell/Hopeyouaredoingwell.

　　Ihopethismessagefindsyouwell.

　　TIPS让邮件锦上添花

　　连接词的.使用

　　快抛弃BTW吧，在一个邮件里说起另外一件事情，你可以用inadditionto/additionally/furthermore

　　多使用被动语态

　　邮件或者正式的文件里，被动语态会显得更专业。比如需要某样东西，把Ineedxxx改成xxxisrequired.是不是看上去专业多了?

　　还有一个例子可以省掉主语，把句子结构改成Itis+动词，比如Itisproposedthat/Itisconfirmedthat...

　　多注意nativespeaker的用词

　　注意用他们常用的同义词替换你常用的。比如becauseof可以用dueto替代;比如请别人核实问题的时候不要只会用check,clarify/verify/crossverify都非常好用;比如表示在某件事之前除了before你还可以用priorto;表示在某件事之后除了用after还可以用upon(当然用法有一些区别，举例：Let'stalkaboutthisafteryoucomeback改成Let'stalkaboutthisuponyourreturn)

　　类似的同义词，如果用的时候不确定用法是否有区别，随时查字典即可。

　　两个投诉句式

　　Thereweresomesmallissueswhichweprobablyneedyourattentiontolookupon.

　　Duetothediscrepanciesinxxxissueweneedyourattentiontoresolvetheproblem.